Moc inwestycji | Wsparcie biznesu | Szkolenie z sukcesu
 

Jak zorganizować udaną konferencję

poniedziałek 26.03.2018

Zorganizowanie udanej konferencji to bardzo trudne zadanie. Wymaga umiejętnego zgrania bardzo wielu czynników, planowania oraz koordynowania wszystkich działań. W zależności od charakteru oraz skali konferencji musimy odpowiednio wcześniej przygotować cały harmonogram. Musimy przede wszystkim wiedzieć jakim budżetem dysponujemy i dostosować do niego nasz projekt.

Koncepcja konferencji, czyli określamy profil i ilość uczestników

Jeśli wiemy już jakim budżetem dysponujemy możemy zacząć przygotowania. Proces organizacyjny musimy rozpocząć od przemyślenia koncepcji konferencji, czyli zadania sobie pytań typu:

  • jaki jest cel konferencji?
  • kogo na nią zaprosimy?
  • gdzie i kiedy ja zorganizujemy?

Od tematu konferencji zależy jakich prelegentów zaprosimy oraz do kogo jest ona skierowana. Liczba gości zaproszonych decyduje gdzie będzie się ona odbywać, czy w kameralnych, przytulnych pomieszczeniach czy też będzie to duże, komfortowe Centrum konferencyjne.
Bardzo ważne jest ustalenie dokładnej daty konferencji, gdyż wtedy odpowiednio wcześniej możemy o niej poinformować wszystkich zainteresowanych. W dobrym tonie jest utrzymywanie stałego kontaktu z uczestnikami, aby móc informować ich na bieżąco o wszystkich sprawach związanych z konferencją. W dzisiejszych czasach najlepszy jest kontakt internetowy, ale warto też korzystać ze zwykłej, tradycyjnej poczty.

Jak promować konferencję?

Konferencja to bardzo ważne i prestiżowe wydarzenie w każdej firmie. Musimy więc nadać jej jak największy rozgłos. Dlatego dobrze jest przed konferencją znaleźć sponsorów i patronów, którzy będą jej wizytówkami i finansowym wsparciem. Najlepszym rozwiązaniem jest ich znalezienie w mieście, w którym odbędzie się konferencja. Warto przygotować foldery reklamowe, materiały informacyjne oraz przeprowadzić wcześniej konferencję prasową. Wszystkie te działania mogą się okazać świetną promocją dla naszej konferencji.

Catering i zakwaterowanie

Posiłek to dobry moment do nawiązywania nieoficjalnych kontaktów oraz towarzyskich rozmów. Warto więc zadbać, aby posiłki były smaczne i punktualnie podane oraz profesjonalnie podane. W zależności od lokalizacji konferencji musimy być przygotowani, że niektórzy uczestnicy będą chcieli skorzystać z noclegu. Warto zadbać o wcześniejszą rezerwację oraz oczywiście o sprawdzenie standardu, jaki oferuje hotel.

Programy towarzyszące i inne atrakcje

Bardzo ważne dla powodzenia konferencji ma program rekreacyjno-rozrywkowy, podczas którego uczestnicy poznają się lepiej i wywiązuje się między nimi więź emocjonalna. W ramach programu możemy uczestnikom zaproponować wycieczki, wieczorek taneczny, zajęcia sportowe czy pokaz artystyczny.

Zakończenie konferencji

Bardzo dobrze jest po zakończonej konferencji podziękować wszystkim uczestnikom, poprosić o wypełnienie ankiety z oceną przedsięwzięcia, zrobić kilka pamiątkowych zdjęć, poprosić o kilka wypowiedzi lub wywiadów.
Dobrze zorganizowana konferencja podniesie prestiż firmy, pozwoli pokazać się jako wiarygodny partner do przeprowadzania wspólnych interesów.

 


Pozostałe artykuły w tej kategorii:

5 pomysłów na nietypowe warsztaty integracyjne
poniedziałek 16.07.2018 09:20

Integracja w firmie to bardzo ważny element, wpływający na pracę i zaangażowanie zespołu. Z jednej strony dobrze zintegrowani pracownicy lepiej ze sobą współpracują, wspierając się w zadaniach zawodowych, z drugiej - ...

Organizacja konferencji nie taka trudna!
czwartek 10.05.2018 08:28

Chyba każdy człowiek zdaje sobie sprawę z tego, że zorganizowanie konferencji to bardzo odpowiedzialne zadanie.

Jak powinny wyglądać idealne sale konferencyjne?
środa 04.04.2018 14:49

Konferencje to bardzo ostatnio popularne typy spotkań, częściej wybierane niż zwykłe spotkania naukowe, biznesowe czy specjalistyczne.

Nie możesz się dogadać? Żaden problem!
poniedziałek 31.07.2017 14:28

W dobie Internetu i coraz powszechniejszych kontaktów międzynarodowych, wiele osób spotyka się na co dzień z językiem angielskim. Niezależnie od tego czy są to lekcje w szkole, biznesowe rozmowy, a może po prostu...

Zalety przyjazdu na lotnisko własnym samochodem

Niezależnie od tego, czy wybierasz się w podróż sam...

 
Jak się pakować - kilka rozsądnych wskazówek

Jak spakować się na wyjazd i wakacje, by torba była...

 
Karawaning – kto może prowadzić campera?
Karawaning – kto może prowadzić campera?

Dzisiaj coraz więcej osób decyduje się na karawaning....

 
Kazimierz dolny – Atrakcje i Zabytki - Kamienice

Kazimierz Dolny nad Wisłą to miejsce jedyne w swoim...

 
REKLAMA
Hotel Novotel - Katowice
Praca ludzka jako przedmiot handlu
Praca ludzka jako przedmiot handlu

Tylko na przestrzeni lat 2010-2012 w Polsce ujawniono...

 
Balcerowicz w WSB, Dąbrowa Górnicza
Balcerowicz w WSB, Dąbrowa Górnicza

Dlaczego socjalizm musiał upaść? Jak przebiegały w...

 
WSB zainaugurowała XX rok działalności
WSB zainaugurowała XX rok działalności

Ponad 600gości wzięło udział w uroczystej Inauguracji...

 
Rozgrzewka przed maturą
Rozgrzewka przed maturą - bezpłatne korepetycje

To kolejna forma kontaktu maturzysty z uczelnią....

 
MBA Day WSB Chorzów
MBA DAY zakończony sukcesem!

W minioną sobotę 7 września br., w Wydziale...